Polityka prywatności
Polityka prywatności i ochrony danych osobowych
1. Administrator i zakres polityki
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze sklepu ovialoft.com i realizacją zamówień jest Ovialoft. Polityka obejmuje dane klientów i osób kontaktujących się ze sklepem w sprawach dotyczących zakupu mebli, dostawy, zwrotu, reklamacji, refundacji oraz obsługi posprzedażowej.
Dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi transakcji, organizacji dostawy mebli, udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie, realizacji obowiązków księgowych i podatkowych, ochrony bezpieczeństwa sklepu oraz wykonania czynności, na które użytkownik wyraził ważną zgodę. Ovialoft nie rozszerza celu przetwarzania na cele niezwiązane z tym zakresem bez odrębnej podstawy i odpowiedniej informacji dla użytkownika.
2. Dane przekazywane przez użytkownika
Podczas składania zamówienia lub kontaktu ze sklepem mogą być przetwarzane:
– imię i nazwisko;
– adres dostawy i, jeżeli jest wymagany, adres rozliczeniowy;
– adres e-mail i numer telefonu;
– dane zamówienia, w tym zakupione produkty, warianty, ilość, wartość i historia realizacji;
– informacje niezbędne do powiązania płatności z zamówieniem, takie jak kwota, status i identyfikator transakcji;
– treść korespondencji dotyczącej dostawy, zwrotu, wymiany, refundacji lub reklamacji;
– zdjęcia, pliki i inne informacje przesłane dobrowolnie w celu udokumentowania uszkodzenia mebla, braku elementów, szkody transportowej lub innego problemu z zamówieniem.
Sklep nie żąda szczególnych kategorii danych osobowych ani danych niezwiązanych z realizacją sprzedaży. Jeżeli użytkownik prześle takie informacje bez potrzeby, nie są one wykorzystywane do dodatkowych celów i powinny zostać usunięte lub ograniczone, gdy nie ma podstawy do ich dalszego przechowywania.
Użytkownik odpowiada za poprawność danych podanych przy zamówieniu. Jeżeli wskazuje inną osobę jako odbiorcę przesyłki, powinien przekazać wyłącznie dane potrzebne do dostawy.
3. Dane zbierane automatycznie
Podczas korzystania ze sklepu platforma Shopify i infrastruktura techniczna mogą automatycznie przetwarzać dane niezbędne do działania serwisu i zabezpieczenia transakcji, w tym adres IP, rodzaj urządzenia, przeglądarkę, podstawowe dane o połączeniu, znaczniki czasu, informacje o sesji, zdarzenia techniczne, zawartość koszyka oraz niezbędne pliki cookie.
Dane te służą utrzymaniu sesji, obsłudze koszyka i procesu zamówienia, wykrywaniu błędów, zapobieganiu nadużyciom oraz ochronie sklepu i kont administracyjnych. Nie są wykorzystywane przez Ovialoft do profilowania marketingowego ani do podejmowania wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec klienta skutki prawne.
4. Cele i podstawy przetwarzania
Dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe, zamówieniowe i transakcyjne są przetwarzane w celu przyjęcia zamówienia, potwierdzenia zakupu, przygotowania wysyłki, przekazania danych przewoźnikowi, obsługi płatności, zwrotu środków oraz realizacji zwrotu, wymiany lub reklamacji. Podstawą jest konieczność wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie klienta przed jej zawarciem.
Dane wymagane do dokumentacji sprzedaży, rozliczeń, księgowości i wykonania obowiązków wobec właściwych organów są przetwarzane z uwagi na obowiązek prawny.
Korespondencja, dokumentacja reklamacyjna, dane techniczne i zapisy związane z bezpieczeństwem mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy, ochrony systemu, wykazania prawidłowego przebiegu transakcji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jeżeli określone przetwarzanie wymaga zgody, dane są wykorzystywane tylko w zakresie objętym zgodą. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
5. Zasada minimalizacji danych
Ovialoft przetwarza tylko dane adekwatne i potrzebne do konkretnej czynności. Dane logistyczne są przekazywane przewoźnikowi jedynie w zakresie potrzebnym do doręczenia lub odbioru mebla. Dane reklamacyjne są ograniczane do informacji koniecznych do oceny zgłoszenia. Dokumentacja księgowa nie jest wykorzystywana do celów niezwiązanych z rozliczeniami i obowiązkami dokumentacyjnymi.
Dostęp do danych jest ograniczany do osób i podmiotów, które potrzebują ich do wykonania konkretnego zadania. Po ustaniu celu dane są usuwane, anonimizowane albo pozostają zablokowane wyłącznie w zakresie, w którym dalsze przechowywanie jest wymagane lub uzasadnione.
6. Odbiorcy danych i dostawcy usług
Sklep działa na platformie Shopify. Shopify przetwarza dane klientów w zakresie niezbędnym do świadczenia usług sklepowych, hostingu, koszyka, realizacji zamówienia, bezpieczeństwa i technicznej obsługi platformy, zgodnie z rolą wynikającą z danej funkcji.
Dane potrzebne do dostawy lub odbioru przesyłki mogą być przekazywane przewoźnikowi obsługującemu dane zamówienie: USPS, DHL Express, UPS albo FedEx. Zakres przekazania obejmuje wyłącznie informacje potrzebne do wykonania usługi transportowej i kontaktu w sprawie przesyłki.
Informacje niezbędne do realizacji płatności mogą być przetwarzane przez podmiot obsługujący metodę płatności wybraną przez klienta podczas finalizacji zamówienia. Ovialoft nie wykorzystuje takich danych do celów niezwiązanych z płatnością, refundacją lub rozliczeniem transakcji.
Dane mogą zostać udostępnione właściwemu organowi publicznemu tylko wtedy, gdy istnieje obowiązek prawny ich przekazania. Nie są sprzedawane ani udostępniane osobom trzecim do ich własnych celów reklamowych.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Ze względu na adres administratora oraz infrastrukturę Shopify przetwarzanie może obejmować przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Dane mogą być dostępne w Japonii w zakresie potrzebnym Ovialoft do realizacji zamówienia i obsługi klienta, a Shopify może korzystać z podmiotów powiązanych i podwykonawców zlokalizowanych w różnych państwach.
Przekazanie poza EOG odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu dopuszczającego taki transfer, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeżeli ma zastosowanie, albo odpowiednich zabezpieczeń umownych i organizacyjnych. Przy korzystaniu z Shopify stosowane są mechanizmy transferowe przewidziane dla danych klientów z EOG, w tym odpowiednie zabezpieczenia dla dalszego przetwarzania przez podmioty Shopify i ich podwykonawców.
8. Okres przechowywania
Dane dotyczące zamówienia, dostawy, zwrotu, reklamacji i refundacji są przechowywane przez okres potrzebny do wykonania transakcji oraz później tylko przez czas konieczny do obsługi możliwych roszczeń lub wykazania prawidłowości wykonania obowiązków stron.
Dokumenty i dane wymagane do rozliczeń księgowych i podatkowych są przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących wymogów dokumentacyjnych, co do zasady przez okres wymagany dla danego rozliczenia podatkowego lub księgowego.
Korespondencja posprzedażowa jest przechowywana do zakończenia sprawy, a następnie tylko tak długo, jak jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do jej wycofania albo do wcześniejszego ustania celu. Logi i dane techniczne są przechowywane jedynie przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i ciągłości działania, po czym są usuwane lub anonimizowane, o ile dalsze przechowanie nie jest wymagane w związku z incydentem.
9. Bezpieczeństwo danych
Połączenia ze sklepem Shopify są zabezpieczane szyfrowaniem transportowym TLS/HTTPS. Platforma stosuje środki techniczne i organizacyjne obejmujące kontrolę dostępu, uwierzytelnianie, zabezpieczenia sieciowe i procedury ograniczające nieuprawniony dostęp, utratę, zmianę lub ujawnienie danych.
Po stronie Ovialoft dostęp do informacji o klientach powinien być ograniczony do zakresu koniecznego do obsługi zamówienia, wysyłki, zgłoszenia lub rozliczenia. Dane nie powinny być kopiowane do prywatnych zbiorów ani przechowywane dłużej niż wymaga tego cel ich przetwarzania.
10. Naruszenie ochrony danych
W razie podejrzenia utraty, nieuprawnionego dostępu, ujawnienia, zmiany lub zniszczenia danych Ovialoft analizuje zakres zdarzenia, ogranicza jego skutki, zabezpiecza system i ustala, jakich danych oraz osób dotyczy incydent.
Jeżeli naruszenie może powodować ryzyko dla praw lub wolności osób, właściwy organ nadzorczy jest zawiadamiany bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Jeżeli ryzyko dla osoby jest wysokie, osoba, której dane dotyczą, jest informowana bez zbędnej zwłoki o charakterze zdarzenia, możliwych konsekwencjach i działaniach ograniczających ryzyko.
11. Prawa użytkownika
Osoba, której dane dotyczą, może żądać:
– informacji, czy jej dane są przetwarzane, oraz dostępu do nich i otrzymania kopii;
– sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
– usunięcia danych, jeżeli nie istnieje podstawa wymagająca lub zezwalająca na dalsze przetwarzanie;
– ograniczenia przetwarzania w przypadkach, w których spełnione są przesłanki takiego ograniczenia;
– przeniesienia danych dostarczonych administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
– sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z uwzględnieniem obowiązujących wyjątków;
– wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie;
– wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce.
Prawo do usunięcia nie oznacza obowiązku skasowania danych, które muszą pozostać zachowane z powodu obowiązku prawnego, nierozliczonej transakcji, trwającej reklamacji albo konieczności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
12. Sposób realizacji praw i zgłoszenia skargi do Ovialoft
Żądanie dotyczące danych można przesłać na readyhelp@ovialoft.com, najlepiej z oznaczeniem „Dane osobowe”. W treści należy wskazać żądanie i dane pozwalające odnaleźć właściwy zapis, np. adres e-mail użyty przy zamówieniu lub numer zamówienia. Nie należy przesyłać dodatkowych dokumentów tożsamości, jeżeli nie są potrzebne.
Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie, Ovialoft może poprosić wyłącznie o informacje niezbędne do jej potwierdzenia. Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu jednego miesiąca. Przy szczególnie złożonym lub licznym żądaniu termin może zostać przedłużony maksymalnie o kolejne dwa miesiące; informacja o przedłużeniu i jego przyczynach zostanie przekazana w pierwszym miesiącu.
Jeżeli użytkownik uważa, że odpowiedź nie rozwiązuje problemu, może ponownie zwrócić się do Ovialoft z opisem zastrzeżeń albo złożyć skargę bezpośrednio do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
13. Kontakt
Marka: Ovialoft
E-mail: readyhelp@ovialoft.com
Telefon: +81 709 225 62 24
Adres korespondencyjny: 354 Oaza Daifuku, Wa no Ie F-202, Kuwana-shi, prefektura Mie 511-0834, Japonia
Obsługa klienta: poniedziałek–piątek, 9:00–17:30.
W weekendy oraz w polskie dni ustawowo wolne od pracy obsługa klienta jest nieczynna.